科技立项和成果评价等查新工作是推进立项科学化及科技成果管理工作规范化的一个重要环节，它是一项既严肃又具有很强科学性的工作。科技查新工作必须在《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》的约束下规范有序地进行。为确保查新工作质量，全面贯彻上级有关规定的精神，本查新中心特制定如下查新工作实施细则，本中心查新工作人员务必遵照执行。

1.查新业务基本术语及其定义

    正确理解查新工作中常用术语的基本含义，是做好查新业务工作的思想基础。而对查新业务常用术语及其内涵的不同理解和认识，则会导致查新工作或查新报告出现明显的偏差。本细则依据现己公布的《科技查新规范》，对查新业务中的若干常用术语的基本释义表述如下。

1.1查新

    查新是科技查新的简称，是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照《科技查新规范》和本细则操作，并作出结论。因此，对“查新”的基本要求是查证委托项目的“新颖性”，对是否已有“同样的成果”作出客观的鉴定性结论。查新报告不应该对委托项目的“创造性”进行评价，查新报告无权对委托项工艺目的“先进性”或“水平”作出结论。

1.2查新点

    查新点是指需要查证的内容要点。因此，“查新点”即查新项目的创新点，是贯穿查新过程始终的焦点，是对文献相关性确认与筛选、检索结果的分析与对比、查新结论立足的依据。在《科技查新合同》和《科技查新报告》中均应确切说明查新项目所具备的查新点。而查新项目的一般技术特征或非关键性技术内容不应作为查新点。

1.3新颖性

    新颖性是指在查新委托日以前，查新项目的科学技术内容部分或者全部没有在国内外出版物上公开发表过。对科技项目新颖性的判断应依据以下原则：

    相同排斥原则

    即对“同样的项目”(所属科学技术领域相同，解决技术问题的手段相同或实质上相同，预期效果与现有技术相同)，采取相同排斥的原则。凡在查新日之前已有同样的成果在国内外出版物上由他人公开发表过，即认定后者已无新颖性。

    单独对比原则

    将查新项目的技术要点与每一份相关文献中的技术内容单独比较，而不是与多份相关文献的内容进行组合比较。

    下位类的具体概念否定上位类的一般概念的原则

    例如“铈元素”在某一制品中的应用，就使“稀土元素”在某一制品中的应用丧失新颖性。

    突破传统的原则

    例如：查新项目的技术参数超出常规限定的范围。

1.4关键词

    关键词是指在文献中出现的对表征文献主题内容具有实质意义的词语，对揭示和描述文献主题内容是重要的、关键性的词语。

在文献学研究中，“关键词”既不同于以词表为依据的经过规范化处理的“叙词”(或称“主题词”)，也不同于完全不受约束的“自由词”。但从目前大多数中外文献数据库的检索实际出发，本细则推荐采用的关键词检索，应该是兼顾规范性词语及社会生活中常用的某些不甚规范但流传较广的一些自由词，以尽可能减少文献漏检。如：检索“水玻璃”，推荐使用“硅酸钠+水玻璃+泡花碱”(通常硅酸钠为主题词，硅酸钠、水玻璃可为关键词，泡花碱则为自由词)。

1.5检索策略

    检索策略是指为实现检索目标而制定的对检索过程的周密安排，具体反映在查新报告中检索式关键词的选用及其逻辑组配。

检索式必须真实地反映出查新报告中列出的相关文献的检出过程；检索式的逻辑组配，布尔逻辑算符、位置算符必须与所用数据库的检索要求相符合；检索式的最终检索结果不得为零。

1.6相关文献

    相关文献是指与查新项目主题相关的同类项目的文献。

    相关文献与所查项目应该属于同类研究，其内容必须是可比的，否则不能作为相关文献;查新报告中不应该出现与查新项目无关的冗余文献。

1.7密切相关文献

    密切相关文献是指相关文献中那些在实质方面与查新项目的主题最为近似的文献。密切相关文献的漏检将会影响对查新项目的新颖性判断。

2.委托查新咨询项目的受理

2.1一般原则

    1.委托查新项目由本中心值班人员负责接洽及咨询，由相关学科查新人或本中心负责人正式受理。

    2.受理委托项目时，承接人员必须：

    1)判断待查新项目是否属于查新范围；

    2)判断查新项目所属专业是否属于本检索中心承担查新业务的受理范围。对不属于本中心查新专业的，应告知委托者可选择的相关专业查新站。

    3.有下列情况之一时，承接人必须拒绝接受查新委托。

    1)委托查新项目不属本中心查新专业范围；

    2)查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料；

    3)经三次交谈，查新委托人仍不能明确列出查新项目的查新点；

    4)查新委托人要求的交付报告时间过短，以致难以保证查新质量。

2.2查新委托受理程序

    1.指导查新委托人填写查新委托书，同时提请委托者认真阅读《查新咨询用户须知》。

    2.检查委托者所填写查新委托书相关内容是否全面、恰当。

    3.请委托者提交能详细描述项目的技术资料，如项目的技术背景资料、项目总结报告、成果申请表或研制报告、所发表相关文献等，初步审查委托者提交的资料是否完善，是否符合查新要求。

    4.与查新委托者认真交谈，听取查新委托人关于查新项目的情况介绍，了解项目的技术背景、研究内容、研究方法以及技术特点，了解用户所掌握的该项目与同类研究的不同之处，初步判断查新项目的新颖点。

    5.与查新委托者关于查新要求、查新范围、查新咨询报告提交时间、查新收费等达成共识。

    6.与查新委托人订立查新合同。

    7.查新合同书一般应由委托方来我所填写并经共同商议后签署。在不影响查新收费的情况下，也可接受以传真件或电子邮件方式的查新委托，其委托件的书面形式应作为查新合同备份。查新合同生效后，除双方同意或需进一步澄清的内容细节外，不得单方修改。在我方完成合同规定的查新要求后，若委托方提出的对查新内容作实质性修改(如改变查新点)，应根据具体情况，补充收取费用或签定新的查新合同。

    8.查新合同的基本项目: 查新合同书中以下项目不得空缺：查新项目名称、委托单位名称(含委托人、电话、电子信箱)、查新点、查新要求、查新项目的科学技术要点、中{英}文关键词、查新费用。每项查新合同都必须有科技部规定的查新合同统一编号。合同书中的其他项目内容可根据具体查新项目的具体情况，要求查新委托方提供。

    9.保密责任。查新人员对查新项目的科学技术内容应当承担保密责任。查新人员不得诱导委托方透露查新项目的技术诀窍或秘密。查新人员应当提醒委托方在合同书中既要明确项目的查新点，又要尽量回避查新项目的核心机密。查新工作完成后，对查新过程中委托方提供的所有资料。除去合同书中必不可少的附件外，其他资料应随查新报告一并退还委托单位。

3.查新咨询工作的实施

3.1 检索准备在检索前，查新员要做好以下几项准备工作：

    1.认真、仔细地阅读查新项目的资料、分析查新委托人提出的查新点与查新要求，了解查新项目的科学技术特点。

    2.明确检索目的。

    3.根据检索目的初步确定查证主题的特指程度和学科范围的专指程度，是主题概念及相应检索词能准确地反映查新项目的核心内容。

    4.确定检索文献的类型和检索的专业范围、时间范围。

3.2 确定检索年限文献检索的年限应视查新项目类别、研究领域的发展情况而定，一般原则可参考：

    1.科研立项类查新：从查新之日前推10年到15年；

    2.成果鉴定类查新：从查新之日前推15年；

    3.报奖类查新：从查新之日前推15年；

    4.技术转化和开发及其他类查新：从查新之日前推15年到20年。

3.3 确定检索范围和检索工具

    1.基本原则查新员在完成以上检索准备后，应根据委托人提供的使用文献情况，确定检索范围和选择检索工具。在确定检索范围和选择检索工具时应遵循以下基本原则：

    1)检索词的确定和联机检索策略的制定应当以机检为主，手检为辅，力求查全、查准，保证质量。

    2)检索词选择要考虑能够表达检索概念的所有不同的词，如：同义词、隐含词、替代词、缩写词、以及检索词的英、美不同拼写法等。

    3)检索时，每一国内外（国外）查新项目外文文献部分必须经过Dialog国际联机检索。

    4)中文文献数据库因各数据收录范围有所侧重、主题词标引不规范、检索点较少、检索功能较弱，所以所有涉及委托项目的中文数据库均必须检索，且应放宽检索范围，通过人工判断对文献进行筛选，以防漏检。

    5)外文文献数据库利用Dialog数据库扫描检索功能，结合本细则中所规定学科基本检索工具及下述注意事项选择应检索的数据库。

    6)查新咨询除利用检索工具书和数据库外，必要时还需补充查找与查新项目内容相关的主要现刊，以防漏检。此外，查新员还应当注意利用相关工具书如手册、产品目录、年鉴等。

    7)查新员检索出有关题录或文摘后，与委托人提供的技术资料进行对比分析，作出正确判断，密切相关文献必须查找原文，复印件应作为查新咨询报告的附件。

    2. 选择外文数据库时的注意事项

    1)委托查新项目研究内容或应用范围涉及到多学科时，相关学科的文献数据库必须列入检索范围。

    2)委托查新项目为应用研究或开发研究时，应考虑检索专利、会议文献和成果公报等。

    3)委托查新项目为产品类查新时，应考虑利用Internet搜索引擎查找网上是否有同样产品说明。

    4)委托查新项目若要与国外某国的情况进行对比时，应考虑检索该国编制的文献检索工具。

    5)综合性检索数据库应与专业性检索工具相结合。

    3.实施联机检索应注意的问题

    1)正确地选用主题词和编制检索策略。查新人员要认真与委托人交换意见，充分理解项目的实质内容和委托人要求，以便确定检索词和检索策略；查新项目的检索范围应宽于一般项目的文献检索，机检用检索词尤要慎重选择；要注意选用国外惯用的技术用语，对委托人提供的词要认真复核，查对有关词表或用手检核对与数据库相对应的检索工具所采用的检索词，要注意对项目隐含感念的提取。

    2)制定检索策略时，先利用图书馆现有光盘或网络数据库以较宽的检索策略初步调查有关文献的分布情况和相关技术的研究情况，进一步明确检索词；编制策略时要注意各个数据库的特点，制定出周密、科学而具有良好操作性的检索策略。

    3)凡能用分类号来检索的，在用“词”检索的同时，再用分类号检索，以便检索相对集中，避免漏检。

    4)机检结果为零的项目，为保证查新质量，一方面应再次审核所用检索词和策略是否正确，另一方面可采用分式检索或取消专指性太强的检索词，再次上机。处理可分两种情况：一种情况是在综合分析后确定结果为零，可下结论；另一种情况是估计还可能查到相关文献，但检索结果为零，可通过专家和同行咨询、扩大检索范围等方式进一步开展工作。

4.撰写查新报告查新报告是查新咨询中心用书面形式就查新事物及其检索结果向查新委托人所做的正式陈述。查新员所出具查新报告内容应当符合查新合同的要求，应如实地反映检索情况和检索结果，尽量避免在“检索结果”一栏中使用定性词语。

4.1 查新报告具体内容

    1.查新报告编号，查新项目名称，查新委托人姓名，查新委托日期，查新机构的名称、地址、邮政编码、电话、传真和电子信箱，查新员和审核员姓名，查新完成日期。

    2.查新目的、查新项目的科学技术要点、查新点与查新要求、文献检索范围及检索策略、检索结果、查新结论、查新员与审核员声明、附件清单。

    3.查新委托人要求提供的其他内容。

4.2 查新报告基本要求

    1.查新报告必须采用科学技术部规定的格式；内容符合查新合同的要求；提交的时间和方式符合查新合同双方的约定。

    2.查新咨询报告应当采用描述性写法，使用规范化术语，文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求；不得使用含义不清、模棱两可的词句；应当包含足够的信息，使得查新咨询报告的使用者能够正确理解。

    3.查新咨询报告中的任何术语、科学技术特点描述、每一个结论，都应以客观事实和文献为依据，完全符合实际，不包含任何个人的主观判断和偏见。

    4.“文献检索范围及检索策略”应当列出查新员对查新项目进行分析后所确定的手工检索的工具书、年限、主题词、分类号和计算机检索系统、数据库、文档、年限、检索词等。

    5.“检索结果”应当反映出通过对所检数据库和工具书命中的相关文献情况及对相关文献的主要论点进行对比分析的客观情况。检索结果应当包括下列内容：

    1)对所检数据库和工具书命中的相关文献情况进行简单描述, 如相关文献在检索数据库中的分布情况，检出文献中所属文献类型(专利、期刊、会议文献)与国别，检出文献的相关程度等。

    2)依据检出文献的相关程度分国内、国外两种情况分别依次列出,每部分依次按密切相关文献和一般相关文献的顺序排列。

    3)对所列出主要相关文献逐篇进行简要描述（一般可用原文中的摘要或者利用原文中的摘要进行抽提），对于密切相关文献，可节录部分原文并提供原文的复印件作为附录。

    6.查新结论部分应该层次分明，语言表达准确清晰，不得用含糊不清或修饰性、赞誉性词语,要客观、公正地反映出下述内容。

    1)概略叙述本查新项目所属研究领域的现状或背景，反映文献报道情况，并对文献总体内容作适当分类归纳。

    2)检索结果与查新项目的各查新点的比较分析。

    3)对查新项目新颖性的判断结论。

    7.查新员应当根据查新项目的查新点，将检索结果分为密切相关文献和一般相关文献。

    8.检索附件包括密切相关文献的题目、出处极其原文复制件 ；一般相关文献的题目、出处及其文摘。

    9.有效的查新询报告应当具有查新员和审核员的签字,加盖查新机构的科技查新专用章，同时对查新咨询报告的每一页进行跨页盖章。

    10.必要时，查新员应就查新项目的文献检索与新颖性等问题向本中心特聘咨询专家咨询。

5.文件归档与数据库登录

5.1查新档案内容每一查新项目的档案均应包括保存两种形式：书面材料形式和电子版本形式。书面材料包括：查新合同、查新咨询报告（包括附件）、查新项目的主要科学技术资料、查新人员的工作记录、咨询专家的书面意见等。

电子相形式包括：查新委托、查新咨询报告和相关检索结果、咨询专家的书面意见等。

5.2查新档案管理

    每一项查新项目的相关材料由该项目的查新员负责收集、整理、归档。查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员，档案保管人员应当建立档案登记簿，按照要求逐一清点验收、登记，并需经双方签字。

    电子版本的查新咨询报告及相关文献、检索结果也同时由查新员发送给档案保管人员，由档案保管员登录到本中心查新咨询报告数据库，保存在查新服务器上。

    《科技查新报告》最终由档案保管员登录到国家查新工作数据库。

    查新收费

    查新合同书中的查新费用按以下标准收取

序号	项目	校内用户(元)	校外用户(元)	序号
1	国内查新	300	600	1
2	国外查新	500	800	2
3	国内外查新	700	1200	3
备注： 上述费用均不包括 Dialog 国际联机检索费用。 在国外查新中， Dialog国际联机检索费将按实际发生的费用收取。

说明：①本中心收取的费用，与所出具的查新报告中的结论意见无关。

      ②以上收费标准，查新人员不得擅自更改。

      ③费用应在正式委托查新时即行交付(必要时可暂付押金)。

      ④以上查新报告完成时间一般为七个工作日，遇节假日时顺延。

      ⑤不需出具报告的一般性检索，收费根据难易程度双方商议。